INSTRUKSI KERJA (IK)

Prosedur, instruksi kerja akan sangat membantu seorang analis sistem ketika akan menguraikan sistem yang sedang berjalan sebagai bahan untuk mengembangkan proses terkait sistem atau aplikasi yang akan dibangun. sebenarnya dalam sebuah sistem bukan hanya prosedur dan instruksi kerja namun juga terdapat dokumen yang disebut manual. nah sebelum menguraikan perbedaannya kita telaah dahulu definisi dari masing-masing istilah tersebut.

Prosedur

Menurut Muhammad Ali (2000 : 325) “Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan” (dalam Yahya Mubbir, 2014)
Menurut Amin Widjaja (1995 : 83) “Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya : orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu”. (dalam Yahya Mubbir, 2014)
Menurut Kamaruddin (1992 : 836 – 837) “Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi”. (dalam Yahya Mubbir, 2014)
Menurut Ismail masya (1994 : 74) mengatakan bahwa “Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang” (dalam Yahya Mubbir, 2014)
Menurut ISO 9001; 2000, Prosedur Kerja adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka menunjang penerapan sistem manjemen mutu(Van Houten, 2000)

Dari beberapa definisi tersebut, dapat saya simpulkan bahwa prosedur merupakan tahapan yang dilakukan dari berbagai kegiatan pada suatu operasi tertentu berdasarkan urutan waktu dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan secara berulang-ulang .

2. Instruksi kerja

Sedangkan untuk instruksi kerja, menurut ISO 9001; 2000 Instruksi Kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja.

Secara prinsip instruksi kerja menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan. Terkadang penulisan prosedur sangat panjang sehingga tidak rinci penguraiannya sehingga memerlukan penjelasan yang lebih detail dan rinci dengan menggunakan instruksi kerja. Namun terkait pembuatan instruksi kerja masih terdapat perdebatan, instruksi kerja dibuat untuk menjelaskan bagian dari prosedur secara rinci namun juga terdapat juga beberapa pendapat ahli yang mengatakan bahwa instruksi kerja dapat dibuat apabila belum ada prosedur standar yang dibuat. Namun dalam hal ini saya termasuk yang mendukung bahwa instruksi kerja merupakan bagian dari prosedur. Apabila belum ada prosedurnya, maka tentunya perlu dibuat terlebih dahulu. Tidak semua prosedur memerlukan instruksi kerja. Apabila prosedur sudah cukup jelas menggambarkan proses maka tentunya tidak diperlukan instruksi kerja.

3. Manual

Sebenarnya selain prosedur dan instruksi kerja terdapat dokumen yang disebut manual. Dokumen manual hanya satu karena isinya adalah menguraikan dan menjelaskan prosedur-prosedur yang berkaitan dalam sebuah sistem. Secara hirarki dapat saya uraikan bahwa manual merupakan kumpulan berbagai prosedur yang berkaitan, prosedur biasanya (walaupun memungkinkan tidak) memiliki instruksi kerja. Jadi dapat dikatakan bahwa manual merupakan ‘Bapak’ bagi prosedur dan ‘kakek’ bagi instruksi kerja sedangkan prosedur merupakan ‘bapak’ bagi instruksi kerja.

Secara umum dapat diuraikan bahwa dalam hal manual, sebuah sistem seyogyanya hanya memiliki satu manual. Manual merupakan interaksi proses-proses dalam organisasi yang tentunya melibatkan berbagai prosedur serta melibatkan semua pihak dalam sebuah sistem ataupun organisasi. Prosedur sebagaimana penjelasan di atas merupakan tahapan berbagai kegiatan yang dilakukan secara berurutan, melibatkan beberapa pihak dalam sebuah sistem. Sedangkan instruksi kerja merupakan tahapan aktivitas yang hanya dilakukan oleh satu orang/fungsi.

Sebagai seorang analis sistem ataupun analis bisnis, developer/pengembang sistem seyogyanya harus memahami ini. Karena ketika akan membangun atau memperbaiki proses bisnis terkait dengan sistem atau aplikasi yang akan dibangun tentunya dibutuhkan analisis berdasarkan kondisi kekinian melalui hasil interview, observasi dan berbagai dokumen penunjang seperti yang telah disebutkan di atas ( manual, prosedur, dan instruksi kerja). (Smith & Fingar, 2003)

CONTOH IK (Instruksi Kerja) PDAM Bandarmasih

1. (IK PR PIP 003) PENCUCIAN FILTER IPA. PRAMUKA (baru) rev 03

2. (IK PR PIP 017) PENGOPERASIAN GENSET DI IPA I A. YANI REV.03

3. (IK PR PIP 013) IK PENGOPERASIAN POMPA DISTRIBUSI KUDP AYANI (REV.03)

3. (IKPRPPP032) IK IRON rev03

4. (IKPRPPP025) IK WARNA rev 03